Gửi email xác nhận cho khách ngay sau khi điền form

Khách bấm gửi xong, hộp thư của họ có ngay một lá thư nói rõ anh chị đã nhận và khi nào sẽ gọi lại. Bài này thêm nhánh email đó vào luồng lead, kèm các chỗ hay khiến thư rơi vào thư rác.

Khách điền form lúc 10 giờ tối. Đội sale đã nghỉ, sáng mai mới gọi. Trong khoảng đó, khách không biết thông tin đã tới nơi hay chưa, nhiều người điền thêm một form của bên khác cho chắc. Một email xác nhận gửi ngay sau khi bấm gửi giải quyết đúng chỗ trống này: khách biết anh chị đã nhận, biết ai sẽ gọi, và có sẵn địa chỉ để trả lời nếu muốn bổ sung.

Bài này nối tiếp luồng ở bài 1 và bài 2: thêm một nhánh gửi email, sao cho email có lỗi thì lead vẫn được lưu và vẫn báo về Telegram.

Bước 1: Chọn đường gửi thư

n8n có hai node hay dùng để gửi thư. Chọn theo hộp thư anh chị đang có:

Thông số SMTP (tên máy chủ, cổng 465 hay 587, có bật SSL/TLS không) lấy từ trang hướng dẫn của nhà cung cấp email, đừng đoán. Nhiều nhà cung cấp, kể cả Google và Microsoft, yêu cầu tạo mật khẩu ứng dụng (app password) riêng thay vì mật khẩu đăng nhập thường. Mỗi nhà cung cấp còn có giới hạn số thư gửi mỗi ngày; anh chị xem con số hiện hành trên trang chính thức của họ, vì giới hạn này thay đổi theo gói.

Bước 2: Thêm ô email vào form và Sheet

Form ở bài 1 mới có tên, số điện thoại, nhu cầu. Thêm một ô email, đặt name="email" và type="email" để trình duyệt nhắc khi khách gõ thiếu chữ @:

<input name="email" type="email" placeholder="Email (không bắt buộc)" autocomplete="email">

Để ô này là không bắt buộc. Nhiều khách chỉ muốn để số điện thoại, ép nhập email thì họ bỏ form. Sau đó thêm cột email và cột da_gui_email vào Sheet, ánh xạ {{ $json.body.email }} vào node Google Sheets. Quên bước này là lỗi kinh điển: form có ô mới, nơi nhận phía sau không biết, dữ liệu rơi mất mà không ai báo.

Bước 3: Kiểm email trước khi gửi

Sau node Google Sheets, kéo thêm một nhánh thứ hai (nhánh Telegram cũ giữ nguyên). Đặt node If với điều kiện kiểu Boolean, giá trị là biểu thức:

// đúng khi có email và đúng dạng [email protected]
{{ /^[^\s@]+@[^\s@]+\.[^\s@]+$/.test(String($('Webhook').item.json.body.email || '').trim()) }}

Biểu thức gọi thẳng node Webhook theo tên, vì sau node Google Sheets, $json là dòng vừa ghi chứ không còn là dữ liệu form. Kiểm này chỉ chặn chuỗi sai dạng, không xác minh hộp thư có tồn tại. Nhánh false để trống: khách không để email thì thôi, không gửi.

Bước 4: Cấu hình node gửi và nội dung thư

Nối node Send Email vào nhánh true. Các ô chính (tên có thể khác theo phiên bản):

• From Email: viết kèm tên hiển thị, dạng Phòng Kinh doanh <[email protected]>. Địa chỉ phải thuộc tài khoản SMTP đang dùng.
• To Email: {{ $('Webhook').item.json.body.email.trim() }}
• Subject: ngắn, nói đúng việc, ví dụ Chúng tôi đã nhận thông tin của anh chị.
• Email Format: chọn có cả bản chữ thuần và bản HTML nếu phiên bản của anh chị hỗ trợ; một số hộp thư chặn thư chỉ có HTML.
• Trong Options: đặt Reply To là hộp thư có người đọc thật, và tắt dòng ghi chú quảng bá n8n chèn cuối thư (Append n8n Attribution) nếu có.

Nội dung nên trả lời đủ ba câu khách đang thắc mắc: đã nhận chưa, ai liên hệ, khi nào.

Chào {{ $('Webhook').item.json.body.name || 'anh chị' }},

Chúng tôi đã nhận thông tin anh chị gửi lúc {{ $now.setZone('Asia/Ho_Chi_Minh').toFormat('HH:mm dd/LL') }}.
Nhu cầu anh chị ghi: {{ $('Webhook').item.json.body.note || '(chưa ghi)' }}

Người phụ trách sẽ gọi lại trong giờ làm việc.
Muốn bổ sung thông tin, anh chị trả lời thẳng thư này.

Câu “trong giờ làm việc” để chung chung là có chủ ý. Viết “trong 15 phút” mà đội không kịp gọi thì thư xác nhận thành lời hứa thất hứa. Khung giờ cụ thể chỉ nên ghi khi anh chị chắc giữ được.

Bước 5: Để thư không rơi vào mục rác

Hộp thư người nhận kiểm xem máy chủ gửi có được tên miền của anh chị cho phép không. Ba bản ghi DNS (hệ thống phân giải tên miền) quyết định việc này:

1. SPF (khai báo máy chủ được phép gửi thư thay tên miền): một bản ghi TXT, nội dung do nhà cung cấp email đưa.
2. DKIM (chữ ký số gắn vào từng thư): bật trong trang quản trị email, rồi thêm bản ghi họ cung cấp vào DNS.
3. DMARC (chính sách xử lý thư giả mạo tên miền): bắt đầu ở mức chỉ theo dõi, p=none, rồi siết dần.

Cách kiểm nhanh: gửi thử một thư vào hộp Gmail, mở thư, chọn Hiện thư gốc (Show original). Hai dòng SPF và DKIM phải ghi PASS. Google và Yahoo đã công bố yêu cầu xác thực cho người gửi số lượng lớn; anh chị đọc bản hướng dẫn người gửi của Google để biết mốc áp dụng cho mình.

Bước 6: Không làm phiền khách bằng thư trùng và không để email kéo sập luồng

Hai thiết lập nhỏ, ảnh hưởng lớn:

• Tiếp tục khi lỗi. Mở tab Settings của node Send Email, mục On Error chọn tiếp tục (Continue). Bật thêm thử lại khi lỗi (Retry On Fail) để vượt qua lần máy chủ thư chập chờn. Email hỏng thì lead vẫn nằm trong Sheet, Telegram vẫn báo.
• Không gửi lại cho khách cũ. Nếu đã dùng cách “tra trước, quyết sau” ở bài 2, chỉ nối nhánh email vào đường “khách mới”. Sau khi gửi xong, cập nhật cột da_gui_email thành co; lần sau lọc theo cột này.

Bẫy hay gặp

• Dán mật khẩu SMTP vào ô chữ thay vì tạo Credential: xuất workflow ra file là lộ mật khẩu. Luôn để trong mục Credentials, ví dụ chỉ ghi <MAT_KHAU_UNG_DUNG_CUA_ANH_CHI>.
• From khác tên miền của tài khoản SMTP: nhiều máy chủ từ chối gửi, số còn lại gửi được nhưng thư bị gắn nhãn đáng ngờ.
• Kẻ xấu dùng form của anh chị để gửi thư tới email người khác hàng loạt. Thư xác nhận không nên chép lại nguyên văn quá nhiều nội dung khách gõ, và form nên có lớp chống bot. Chúng tôi từng thấy form không có lớp chặn nào nhận cả loạt lead rác chỉ trong một đêm.
• Thử bằng chính email công ty: thư đi nội bộ thường không qua bộ lọc như thư ra ngoài. Thử bằng ít nhất một hộp Gmail và một hộp Outlook.