Nhắc gọi lại lead quá hạn chưa ai xử lý

Lead đã nằm trong Sheet, tin báo đã vào nhóm, nhưng không ai nhận gọi. Bài này thêm một luồng canh: lead nào để trống trạng thái quá lâu thì nhắc lại, mỗi lead một lần.

Luồng ở bài 1 báo từng lead vào nhóm Telegram. Luồng ở bài 2 lưu lead vào Google Sheet. Nhưng tin báo vào nhóm không có nghĩa là có người gọi. Ai cũng thấy tin, ai cũng nghĩ người khác đã nhận, và lead nằm yên trong Sheet với ô trạng thái trống. Bài này dựng một luồng canh: cứ 30 phút đọc Sheet một lần, lead nào chưa ai xử lý quá ngưỡng anh chị đặt thì nhắc vào Telegram, rồi đánh dấu đã nhắc.

Bước 1: Thêm cột đánh dấu vào Sheet

Dùng lại trang tính lead của bài 2. Luồng này cần ba cột đã có và một cột mới:

Thêm cột da_nhac ở cuối dòng tiêu đề. Luồng ghi lead ở bài 2 không cần sửa: nó ánh xạ từng cột theo tên, cột mới chỉ để trống.

Bước 2: Hẹn giờ chạy trong giờ làm việc

Đặt múi giờ Asia/Ho_Chi_Minh trong Settings của workflow như bài báo cáo cuối ngày. Thêm node Schedule Trigger, chọn chế độ biểu thức cron (Custom Cron, tên có thể khác theo phiên bản):

# phút 0 và 30, từ 8 giờ đến 20 giờ, thứ Hai đến thứ Bảy
*/30 8-20 * * 1-6

Giới hạn giờ chạy để không ai bị gọi dậy lúc nửa đêm. Lead đến ban đêm vẫn không mất: sáng hôm sau, lần chạy đầu tiên thấy nó đã quá ngưỡng và nhắc ngay.

Bước 3: Đọc Sheet và tính tuổi từng lead

Thêm node Google Sheets, thao tác đọc dòng (Get Row(s)), chọn file và trang tính lead. Mỗi dòng ra một item, kèm trường row_number là số thứ tự dòng trong Sheet. Bước 6 sẽ cần trường này.

Thêm node Code, chế độ chạy một lần cho tất cả item (Run Once for All Items):

// Ngưỡng do anh chị tự đặt. 120 chỉ là giá trị ví dụ để chạy thử.
const NGUONG_PHUT = 120;
const bayGio = DateTime.now().setZone('Asia/Ho_Chi_Minh');

return $input.all().map(item => {
  const r = item.json;
  const t = DateTime.fromFormat(String(r.thoi_gian || ''), 'yyyy-LL-dd HH:mm:ss',
                                { zone: 'Asia/Ho_Chi_Minh' });
  const chuaXuLy = !String(r.trang_thai || '').trim();
  const chuaNhac = !String(r.da_nhac || '').trim();
  const tuoiPhut = t.isValid ? Math.floor(bayGio.diff(t, 'minutes').minutes) : null;

  return { json: {
    ...r,
    tuoi_phut: tuoiPhut,
    qua_han: chuaXuLy && chuaNhac && tuoiPhut !== null && tuoiPhut >= NGUONG_PHUT
  } };
});

Đoạn mã không lọc bỏ dòng nào, chỉ gắn thêm hai trường: tuoi_phut (lead đã chờ bao nhiêu phút) và qua_han (đúng hay sai). Việc chọn dòng để node If làm, nhìn vào lịch sử chạy sẽ dễ hiểu hơn.

Bước 4: Node If tách lead cần nhắc

Thêm node If, một điều kiện kiểu Boolean (đúng/sai): giá trị {{ $json.qua_han }}, phép so sánh is true. Nhánh đúng (true) đi tiếp sang Telegram. Nhánh sai (false) để trống, n8n tự dừng ở đó.

Trường hợp không có lead nào quá hạn, nhánh đúng không có item và các node phía sau không chạy. Không có tin nào được gửi. Với luồng nhắc thì im lặng là đúng: im lặng nghĩa là đội đang xử lý kịp.

Bước 5: Gửi tin nhắc vào Telegram

Thêm node Telegram, thao tác gửi tin, dùng lại credential (thông tin đăng nhập đã lưu trong n8n) và chat id của nhóm từ bài 1. Ô Text:

⏰ Lead chờ {{ Math.floor($json.tuoi_phut / 60) }} giờ {{ $json.tuoi_phut % 60 }} phút chưa ai xử lý
Tên: {{ $json.ten }}
SĐT: {{ $json.sdt }}
Trang: {{ $json.trang }}
Nhận lúc: {{ $json.thoi_gian }}
Gọi xong nhớ điền cột trang_thai.

Mỗi lead quá hạn thành một tin riêng. Nếu Sheet có cột người phụ trách, thêm một dòng nêu tên người đó để cả nhóm biết đang chờ ai.

Bước 6: Ghi cột đã nhắc

Nối sau Telegram một node Google Sheets nữa, thao tác cập nhật dòng (Update Row), cùng file và trang tính. Ở phần cột để so khớp (Column to Match On), chọn row_number. Điền hai ô:

row_number = {{ $('If').item.json.row_number }}
da_nhac    = {{ $now.setZone('Asia/Ho_Chi_Minh').toFormat('yyyy-LL-dd HH:mm:ss') }}

Phải lấy row_number từ node If, vì dữ liệu ra khỏi node Telegram là phản hồi của Telegram, không còn các cột của Sheet. Nếu phiên bản n8n của anh chị không cho so khớp theo row_number, thêm vào Sheet một cột mã lead không trùng và so khớp theo cột đó. Không dùng sdt làm khoá, vì một khách gửi form hai lần sẽ có hai dòng cùng số.

Bẫy khi dựng luồng nhắc